Planifier pour mieux booster sa productivité !

Écrit par | Planification

Dans une large mesure, l’objectif de la planification est de donner un grand boost à votre productivité, à des augmentations atteignant même 50 % ! Votre installation qui complète 1 000 bons de travail par mois pourrait en faire 1 500. Une croissance aussi impressionnante est certes difficile à imaginer ! La plupart des gens travaillant déjà avec des calendriers de planification n’atteindront jamais cette hausse impressionnante puisqu’ils ne savent même pas pourquoi ils font de la planification ! C’est incroyable. Le Dr Peter Drucker, une sommité en management, explique cette constatation déroutante en affirmant que : « La gestion par objectif fonctionne – si vous connaissez les objectifs. Quatre-vingt-dix pour cent du temps, ce n’est pas le cas. » La DPO signifie que vous devez savoir où vous allez avant de monter dans la voiture. Mais la plupart d’entre nous roulons simplement en continuant de gaspiller de l’essence. Vous ne pouvez pas obtenir une hausse de 50 % de la productivité grâce à la planification si vous ne savez même pas au départ que vous étiez censé planifier.

Puisque l’industrie tend à reconnaître la planification comme une pratique exemplaire, de nombreuses usines se sont mises au pas. Mais faites-vous pour autant les choses correctement ? Ces usines créent et dotent en personnel des postes de planificateur, puis déclarent tout bonnement : « Maintenant, nous savons planifier. » La direction suppose qu’elle suit désormais les meilleures pratiques de l’industrie et, bien entendu, elle est « satisfaite ». Haha. Je me suis pourtant entretenu avec de nombreux industriels durant la crise de la COVID qui m’ont affirmé avoir commencé à utiliser leurs planificateurs comme ouvriers supplémentaires. Ils m’ont expliqué ceci : « puisque nous manquons maintenant de personnel, nous ne pouvons pas nous permettre d’attacher des gens à la planification. » C’est plutôt drôle, non ? Comme ils n’ont jamais connu de hausse de productivité, ils ne veulent surtout pas perdre leur temps, aujourd’hui, à accomplir quelque chose qu’ils n’ont jamais compris en premier lieu. Ils réaffectent les planificateurs au travail de terrain pour augmenter la main-d’œuvre disponible.

Permettez-moi de clarifier les choses, si vous n’obtenez pas un bond important dans l’achèvement de vos commandes de travail, alors vous n’êtes pas en train de planifier correctement. Un bond important vous indique que vous faites les choses correctement. Un effectif de 30 personnes pourrait très bien compléter un travail équivalant à 45. En effet, planifier fournit une ressource supplémentaire de 15 personnes (gratuitement !) pour compléter davantage de travail proactif. Appliquez ce calcul à votre main-d’œuvre restreinte en temps de pandémie, et comptez que vos 30 personnes habituelles sont maintenant 20 : une bonne dose de planification est la productivité remontera à une force de 30 personnes. La planification est le socle d’une maintenance productive. En période de pénurie de main-d’œuvre, ne vous débarrassez pas de votre planificateur !

Alors, comment la planification peut-elle accroître la productivité ? Vous voyez ? C’est une excellente question dans la mesure où cela implique que vous savez pourquoi nous planifions. Pour faire une histoire courte, la planification (y compris l’ordonnancement) augmente la productivité de la main-d’œuvre d’un taux d’occupation globale de 35 % du temps à un taux d’occupation axé sur la mission (55 %). Ce nouveau 55 %, divisé par l’ancien 35 %, équivaut à 1,57. Vous avez une augmentation de 50 %. Les temps d’opération et de planification sont étroitement liés aux taux d’exécution de la charge de travail. On observe un temps d’opération de 35 % dans la plupart des usines, les gens se sentant tous honnêtement « occupés ». Les superviseurs se chargent de maintenir tous ces gens occupés et « gardent un œil sur les opérateurs », mais ils font généralement « assez » de PM et ont par ailleurs les mains déjà bien occupées à devoir réparer les pannes rapidement. Mais, avec un calendrier de planification approprié permettant une augmentation de 50 %, le travail pourrait être beaucoup plus proactif en évitant tout d’abord aux choses de se casser en premier lieu. Cet accroissement est possible grâce à la planification, puisqu’avec un calendrier hebdomadaire entièrement rempli à 100 %, toute l’équipe est portée par un « sentiment de mission » qui augmente la productivité. La nature tout à fait simpliste de cette logique aide à comprendre pourquoi la plupart des gens ne l’ont peut-être pas encore saisi. Pour planifier, nous avons donc besoin d’une estimation des heures de travail accumulées pour compléter la charge de travail hebdomadaire. Une fois la semaine complétée, le planificateur prépare la prochaine mission de son équipe, en prenant soin d’effectuer des recherches pour rassembler suffisamment de tâches à compléter. Chaque semaine, le planificateur présente une nouvelle mission à son équipe et l’usine jouit ainsi d’une productivité supérieure.

Planifier offre indéniablement d’autres avantages. Les planificateurs clarifient les champs d’application pour éviter la perte de temps au travail. Les planificateurs élaborent des procédures de référence pour les travailleurs chevronnés, les vieux de la vieille, et pour les nouveaux venus ayant besoin d’être accompagnés. Les planificateurs institutionnalisent nos connaissances par l’entremise de planifications rétroactives – lorsque par exemple, un travailleur découvre de nouvelles méthodes de travail – et par de fréquentes mises à jour au calendrier. Après réparation, les pompes et les moteurs fonctionnent plus longtemps. (Hé, cet aspect qualitatif à lui seul n’améliorerait-il pas la fiabilité de l’usine et ne justifierait-il pas la planification si nous nous rappelons formellement des erreurs à éviter ?) Les planificateurs aident à identifier les pièces et les outils, et à valider leur disponibilité avant d’entamer des travaux. Les planificateurs nous aident également à utiliser et à enregistrer les charges de travail afin que nous puissions prendre de meilleures décisions en matière de fiabilité. Par exemple, est-ce que notre problème de corrosion, au printemps, sur les réservoirs du secteur riverain, est le plus important auquel nous avons été confrontés ? Comment le savoir sans accéder aux données d’un système de bons de travail ? De nombreux avantages découlent du fait qu’un planificateur nous aide à gérer les bons de travail.

Néanmoins, le plus grand avantage à la planification demeure sa capacité à augmenter notre productivité. Si vous en doutiez, c’est probablement que vous n’avez jamais vécu de bond vertigineux de la production et qu’un écueil s’est inséré durant votre planification. Et ironiquement, face à cette impressionnante crise de l’emploi, vous êtes prêt à abandonner vos précieux planificateurs en les envoyant épauler votre main-d’œuvre. Je n’ai pas l’intention de vous prendre en grippe pour cela. Je vous considère tous comme de bons amis de la maintenance. Mais nous devons parler de planification franchement et sans détour. La planification est l’un des aspects les plus utiles que vous puissiez ajouter à votre stratégie de maintenance, mais aussi l’un des plus difficiles à mettre en pratique. C’est un aspect qui nous rebute parce que nous ne comprenons pas pourquoi nous planifions. Son objectif, d’accroître notre productivité, doit servir de guide pour une mise en place optimale. Ne gaspillez pas d’essence. Rentrez à la maison si vous n’avez toujours pas figuré où aller.

Doc Palmer, PE, MBA, CMRP est l’auteur du Manuel de planification et d’ordonnancement de la maintenance de McGraw-Hill et, en tant que directeur associé de Richard Palmer and Associates, il aide les entreprises du monde entier à réussir leur planification et leur ordonnancement. Pour plus d’informations, visitez www.palmerplanning.com.

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